Política de tratamiento de Datos Personales

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

 La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por Bosco Vita S.A.S, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 ALCANCE

 Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Bosco Vita S.A.S.

 DEFINICIONES

 A continuación, se exponen los conceptos que son trabajados durante el documento:

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  • Dato Publico: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales

 

  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular

 

  • Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

 

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

 

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

 PRINCIPIOS: 

 

Bosco Vita S.A.S, basa la estructura de su política de protección de datos personales, bajo los siguientes pilares:

 

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

 

  • Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular

 

  • Principio de Libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

 

  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

 

  • Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.

 

  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados

 

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

 

Los derechos de los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de Bosco Vita S.A.S son los siguientes:

 

a).       Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

 

b).       Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.

 

c).        Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.

 

d).       Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a Bosco Vita S.A.S para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

e).       Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

f).        Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Los titulares tendrán derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento.

 

 

DEBERES DE BOSCO VITA S.A.S, COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

En el tratamiento y protección de datos personales, Bosco Vita S.A.S, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

 

a).       Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

b).       Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

c).        Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

d).       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

e).       Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

f).        Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

 

g).       Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

h).       Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

 

i).         Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

j).         Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 FINALIDAD:

 La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite al Bosco Vita S.A.S, recolectar, transferir a cualquier título, ceder, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y/o transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

 

  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales
  2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por los clientes
  3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos
  4. Evaluar la calidad del servicio
  5. Realizar estudios o investigaciones de mercado
  6. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
  7. Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de Bosco Vita S.A.S.
  8. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de Bosco Vita S.A.S.
  9. Creación y administración de la cuenta del usuario.
  10. Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y Bosco Vita S.A.S.
  11. Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  12. Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
  13. Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web.
  14. Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
  15. Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
  16. Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
  17. Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
  18. Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes
  19. Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  20. Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
  21. Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes
  22. Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

23,       Cualquier otra intrínsecamente relacionada con la actividad comercial u otra que determine Bosco Vita S.A.S.

 AUTORIZACIÓN:                                                          

 Bosco Vita S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 Manifestación de la autorización

 La autorización a Bosco Vita S.A.S para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

 

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Bosco Vita S.A.S.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

Medios para otorgar la autorización

 

Bosco Vita S.A.S obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

 La autorización será solicitada por Bosco Vita S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales.

 RESPONSABLE

 

En el momento que se requiera solicitar información se debe tener en cuenta el tipo de información solicitada y debe solicitarse a los funcionarios responsables y establecidos por Bosco Vita S.A.S especificados en la Matriz Base de Datos Personales.

 

DATOS SENSIBLES

 

Se consideran datos sensibles aquellos relacionados con datos sobre origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser respondida por el Titular.

 

 

PROCEDIMIENTOS

 

Para la consulta o peticiones de datos personales se debe realizar según el procedimiento Consulta y Peticiones Información Datos Personales establecido en Bosco Vita S.A.S. Para ello, se dejará un formato a disposición del titular de los datos en la página web de la sociedad, así como un correo electrónico autorizado al cual se deberán destinar los requerimientos.

 

 

SEGURIDAD

 

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Bosco Vita S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

 

Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

 

CONSULTAS Y REQUERIMIENTOS

 

Cuando el Titular considere necesario hacer solicitudes de información o considere que sus derechos han sido vulnerados respecto del uso y manejo de su información, podrá instaurar las solicitudes que considere pertinentes (consultas y/o reclamaciones), a través de los siguientes medios:

 

  • Comunicación escrita dirigida al correo boscovitaco@gmail.com

 VIGENCIA

 La presente política rige a partir del 11 de junio de 2020, fecha en la cual fue aprobada por la asamblea de accionistas de Bosco Vita S.A.S.